Hoe verlicht je de werkdruk en creëer je schaalbaarheid binnen een organisatie die ruim 200 scholen ondersteunt? Voor VGS was de oplossing duidelijk: automatiseren met checkX. Dankzij slimme RPA-oplossingen werden tijdrovende, handmatige processen vervangen door robots die het werk uit handen nemen. Van financiële administratie tot HR-processen – VGS bespaart niet alleen kostbare tijd, maar verhoogt ook de kwaliteit van het werk. Ontdek hoe deze samenwerking zorgt voor efficiëntie, groei en een toekomstbestendige organisatie.
VGS, een bestuurdersorganisatie met een christelijke identiteit, biedt een compleet pakket aan dienstverlening voor ruim 200 scholen in het primair onderwijs. Met 68 medewerkers ontzorgen zij scholen op het gebied van financiële dienstverlening, juridisch en HR-advies, payroll en accountcontroles. Ondanks hun brede expertise en toewijding blijft het vinden van de juiste capaciteit een uitdaging. “We weten wat er moet gebeuren, maar je kunt niet alles zelf doen,” vertelt Koenraad Schipper, Functioneel Beheerder bij VGS. Eén van de belangrijkste redenen voor de samenwerking met checkX.
De uitdaging: schaalbaarheid en handmatige processen
Toen VGS besloot om met 106 verschillende omgevingen over te stappen naar AFAS, stond ze voor een immense taak. “Elke omgeving moest school-specifiek worden ingericht, inclusief Arbo koppelingen en het inlezen van medewerkersgegevens,” legt Koenraad uit. “Dat is met de hand bijna niet te doen. Het zou theoretisch kunnen, maar daar heb je mensen voor nodig. En die mensen aannemen, is tegenwoordig een uitdaging op zich.”
Hoewel checkX niet betrokken was bij de overgang naar AFAS, hebben zij VGS wel geholpen met het automatiseren van processen binnen AFAS. Koenraad: “We werken graag samen met checkX omdat ze snappen wat wij nodig hebben en altijd een oplossing bieden die werkt. We kennen ze al langer van eerdere projecten, zoals het implementeren van RPA (Robotic Process Automation).” Leuk feitje: Koenraad heeft meegeholpen bij het bedenken van de robots, terwijl ons checkX-team verantwoordelijk was voor de uitwerking.
De oplossing: robots die werk uit handen nemen
Dankzij de inzet van RPA hebben VGS en checkX een enorme slag gemaakt in het automatiseren van repetitieve processen. “Eenvoudige taken, zoals betalingsprocessen, worden nu volledig door robots uitgevoerd. Waar we voorheen een keer per week betalingen konden doen, gebeurt dit nu twee keer per week automatisch. Medewerkers krijgen ’s ochtends een mail van ‘Robbie de Robot’ met het betaalbestand dat direct kan worden ingeladen.”
Ze maken hierbij gebruik van de volgende financiële checkX:
- DUO Beschikkingen: Het Ofb wordt door de robot gedownload en bewerkt tot een journaalpost welke met behulp van een updateconnector wordt ingelezen in Profit.
- Schatkistbankieren: De robot verzorgt de verwerking van de boekingen op/naar schatkistbankieren.
- Afletteren: Met de afletterrobot kunnen grootboekrekeningen automatisch worden verwerkt van één of meerdere kenmerken.
Deze automatiseringsslag heeft niet alleen tijd bespaard, maar ook de kwaliteit van het werk verhoogd. “Er gaat geen moment voorbij dat er niet gewerkt kan worden in AFAS. Dat is de ideale situatie: checkX inzetten om de afdelingen te ontlasten,” geeft Koenraad aan.
De overstap naar AFAS met checkX als partner
Toen VGS de keuze maakte om over te gaan naar AFAS, zochten ze contact met checkX. “Ik sprak regelmatig met Luuk van checkX en vertelde hem wat wij nodig hadden. Andere partijen konden niet leveren wat wij zochten. Toen checkX ons een demo gaf, waren we direct enthousiast.”
Een belangrijk voordeel van checkX is de manier waarop workflows volledig worden afgehandeld in AFAS.
“Bij andere bedrijven blijft een taak openstaan, maar bij checkX wordt het hele proces automatisch afgerond. Dat was voor ons de doorslaggevende reden om met hen verder te gaan.”
Resultaten en verwachtingen
Per 1 januari zijn bij VGS naast de financiële automatiseringsslagen, ook de HR-processen via checkX live gegaan, waaronder:
- IBAN-controles: Hierdoor worden alle controles automatisch uitgevoerd tijdens de in-dienstmelding. Hierbij wordt gecontroleerd of de naam van de rekeninghouder en het IBAN-nummer overeenkomen met de medewerker gegevens in AFAS.
- VOG-aanvragen: Dankzij deze checkX is het proces van de VOG-aanvraag volledig geautomatiseerd en dit scheelt tijd en administratie voor de HR afdeling.
- Diploma checks: Voor veel functies in de zorg, het onderwijs, de kinderopvang, bij justitie, de beveiliging of in de financiële sector is een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) verplicht. checkX automatiseert het aanvraagproces van de VOG bij Dienst Justis volledig, zodra een medewerker in-dienst wordt gemeld in AFAS.
“De afgelopen twee jaar hebben we ons volledig gericht op de inrichting. Alle testen zijn succesvol afgerond. Als het in de testomgeving werkt, verwachtte we dat het vanaf dit jaar probleemloos live zou gaan, en dat is gebeurd.”
Koenraad benadrukt dat de samenwerking met checkX zeer soepel verloopt: “Het contact is direct en de oplossingen die beloofd worden, worden ook geleverd. Alle scholen die onder VGS vallen, maken inmiddels gebruik van checkX zonder dat ze er zelf iets van merken. Ze voeren simpelweg een nieuwe medewerker in en de robots doen de rest. Alleen als er iets niet goed gaat, is menselijke tussenkomst nodig.”
De toekomst
VGS kijkt met vertrouwen naar de toekomst. “Dankzij checkX kunnen we ons focussen op wat echt belangrijk is: het ondersteunen van scholen. Het wegnemen van handmatige handelingen bespaart niet alleen tijd, maar ook kosten. Het geeft onze medewerkers de ruimte om zich te richten op taken die echt waarde toevoegen.”
De samenwerking tussen VGS en checkX is een schoolvoorbeeld van hoe technologie en menselijke expertise hand in hand kunnen gaan om complexe uitdagingen op te lossen.
.png)
.png)
.jpg)
