Veiligheid en efficiëntie staat bij VIGO, een organisatie die zowel geestelijke gezondheidszorg als jeugdzorg aanbiedt, hoog in het vaandel. Met ongeveer 3.300 medewerkers is het beheren van HR-processen een complexe taak. Teamlead HR Lonneke Jansen, verantwoordelijk voor de volledige HR-administratie, legt uit hoe checkX een belangrijke rol speelt in het optimaliseren van deze processen.
De uitdaging: Efficiëntie en veiligheid verbeteren
VIGO had al ervaring met de VOG- en BIG-robots van Peopletrack voordat checkX werd geïntroduceerd. Tijdens een evaluatie van de HR-afdeling werd duidelijk dat automatisering cruciaal was om efficiënter te kunnen werken en de groeiende complexiteit het hoofd te bieden. “De belangrijkste reden om voor checkX te kiezen was echt het werk dat uit handen wordt genomen,” vertelt Lonneke. “Zo kunnen we sneller en efficiënter werken, wat ons helpt om met minder mensen meer werk te verrichten.”
De oplossing: Automatisering van cruciale HR-taken
Dankzij checkX heeft VIGO verschillende geautomatiseerde oplossingen in de software van AFAS geïmplementeerd, zoals:
- SKJ-controles: Medewerkers in de zorg hebben een SKJ-registratie nodig. Voorheen controleerde VIGO dit handmatig, wat tijdrovend was. checkX automatiseert dit proces volledig. Het SKJ-nummer wordt eenmalig gekoppeld en vervolgens dagelijks gecontroleerd op geldigheid. Bij problemen, zoals een niet-geldig nummer of een maatregel, ontvangt de personeelsadministratie direct een melding.
- Gratis VOG-aanvragen voor vrijwilligers: Dankzij checkX is het complete VOG-proces voor zowel reguliere medewerkers als vrijwilligers geautomatiseerd. Dit bespaart tijd en administratieve lasten.
- ID- en IBAN-checks: Deze checkX zorgen voor een nauwkeurige en snelle controle. Een specifiek voorbeeld is de controle van buitenlandse bankrekeningen, waarbij checkX ervoor zorgt dat fouten snel worden opgespoord en gecorrigeerd. De taak geeft namelijk ‘uitval’ aan en hiermee kon het direct worden opgepakt. “Dankzij de geautomatiseerde controles kunnen we dit snel oppakken en corrigeren voordat er iets misgaat,” aldus Lonneke.
“Dankzij de dashboards voor de onboardingprocessen is er op ieder moment inzicht op alle type screenings die checkX automatisch uitvoert. De dashboards zijn beschikbaar via onze AFAS InSite-pagina, waarop we in één oogopslag kunnen zien of iemandzijn/haar personeelsdossier compleet is en voldoet aan alle screeningsvereisten.”
“Bij ons komen veel mensen in dienst, en door deze taken te automatiseren zorgen weer voor dat de controles goed worden uitgevoerd. Het voorkomt menselijke fouten en toont aan dat we er alles aan doen om het goed te doen.”
De implementatie: soepel en resultaatgericht
De implementatie van checkX verliep soepel bij VIGO. “De samenwerking ging goed en er werd snel gereageerd op vragen. Tijdens de aftrap waren er enkele uitdagingen, zoals dubbele achternamen bij de IBAN-check, maar deze werden snel opgelost. Deze ‘problemen’ komen nog steeds voor, maar door nauw in contact te blijven met elkaar wordt er elke keer gekeken naar de beste oplossingen.
Inmiddels is alles volledig geautomatiseerd en horen of zien we er niets meer van. Dat is een goed teken,” vertelt Lonneke.
Hoewel de ID-check bij VIGO soms lastig blijkt vanwege moeite met inscannen, blijft het team van checkX in nauw contact om dit proces verder te optimaliseren. “Het heeft gelukkig volledig aan onze verwachtingen voldaan,” benadrukt ze.
Het resultaat: Tijdwinst, veiligheid en een digitale toekomst
Dankzij checkX heeft VIGO aanzienlijke tijdwinst geboekt en werkt de organisatie efficiënter. Lonneke merkt op: “We werken nog enkele keren met hard-copy-documenten, maar willen steeds meer naar volledig digitaal werken toe. checkX helpt ons om op alle fronten onze doelen te halen.”
Ze ziet ook voordelen op de lange termijn. “Digitalisering geeft vertrouwen dat de controles grondig worden uitgevoerd. We sluiten zeker niet uit dat we nog meer controles via checkX gaan afnemen.”
Aanbeveling: “Ik raad checkX zeker aan”
Wanneer gevraagd wordt of ze checkX zou aanbevelen, reageert Lonneke enthousiast: “Ik heb al contact gehad met twee bedrijven over de oplossingen die checkX biedt en uitgelegd hoe wij het doen. Ik ben er erg positief over, en ze waren heel geïnteresseerd in onze ervaringen.”
Met checkX heeft VIGO niet alleen tijd en kosten bespaard, maar ook een stap gezet richting een veiligere en efficiëntere toekomst. Dit klantverhaal toont aan hoe slimme automatisering HR-processen kan transformeren en organisaties helpt hun doelen te bereiken.
Ben je benieuwd wat onze checkX voor jouw organisatie kunnen betekenen? Vraag dan hier onze demo aan en we laten het je graag zien.
.png)
.jpg)
